Zásady zpracování osobních údajů

Zásady zpracování osobních údajů vydané v souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále jen „GDPR“).

Tyto Zásady zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady“), vydává společnost Nej.cz s.r.o., IČO 03213595, DIČ CZ03213595, se sídlem Kaplanova 2252/8, Chodov, Praha 4, PSČ 148 00 (dále jen „Nej.cz“) za účelem naplnění zákonné povinnosti poskytnutí informací, jaké osobní údaje Nej.cz z titulu správce zpracovává o fyzických osobách (zákazníci, uživatelé služeb, event. jejich zástupci či kontaktní osoby) při poskytování služeb elektronických komunikací a návštěvách internetových stránek provozovaných Nej.cz, o subjektech potenciálních zákazníků, o účelu a časovém úseku, po jaký jsou tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovávány, komu a z jakého důvodu je Nej.cz oprávněna tyto údaje předat, včetně informací o právech fyzických osob, které jim v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.

I. Kategorizace osobních údajů

Osobním údajem je jakákoli informace, vztahující se k fyzické osobě, na základě které je možné tuto osobu identifikovat. V souvislosti s poskytováním služeb může ze strany Nej.cz dojít ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.

Základní osobní identifikační údaje a adresní údaje:

Akademický titul, jméno a příjmení, název obchodní firmy, datum narození, /rodné číslo/,IČO, DIČ, adresa trvalého pobytu, adresa sídla nebo místa podnikání, fakturační adresa, čísla předložených identifikačních dokladů, příp. jejich kopie (veškeré údaje, které nejsou potřebné pro poskytování služby, jsou na kopiích dokladů začerněny), identifikační údaje zástupce zákazníka nebo kontaktní osoby, kterou zákazník určí, identifikační údaje plátce vyúčtování, bankovní spojení, podpis.

Kontaktní údaje:

Kontaktní telefonní číslo, kontaktní e-mail.
Poskytnutí základních osobních identifikačních, adresních a kontaktních údajů je nezbytné pro uzavření smluvního vztahu.

Údaje o odebíraných službách, využívání služeb a platební morálce

Specifikace poskytované služby, objem poskytnutých služeb a jejich cena, informace o platební morálce.

Provozní údaje a lokalizační údaje

Jsou údaje zpracovávané pro potřeby přenosu zpráv sítěmi elektronických komunikací, pro její účtování (o telefonických hovorech, datových přenosech, krátkých textových zprávách a dalších službách poskytnutých ze strany Nej.cz), řešení případných sporů plynoucích z poskytování služby a plnění zákonných povinností Nej.cz, a to:
Volající číslo, volané číslo, adresa datového spojení (např. IP adresa), datum a čas uskutečnění spojení, MAC koncového zařízení, počet poskytnutých jednotek, doba trvání spojení, číslo, název a umístění koncového bodu sítě, typ přístupu k internetu.

Ostatní údaje generované v souvislosti s poskytováním služeb

Tyto údaje vznikají při poskytování služeb, které nejsou službami elektronických komunikací, nebo při poskytování služeb elektronických komunikací nad rámec údajů potřebných pro přenos zprávy. Údaje generované sítěmi při poskytování služeb elektronických komunikací nad rámec provozních a provozních lokalizačních údajů jsou nezbytné pro řešení sporů týkajících se kvality služby, vyhodnocování a zvyšování kvality sítí a služeb a údržbu sítí.

Monitoring komunikace se zákazníkem

Monitoring a údaje z komunikace mezi Nej.cz a zákazníkem, související s poskytováním služeb (zápis osobní komunikace se zákazníkem na pracovištích Zákaznického centra, dohledového centra, nebo jiném kontaktu se zákazníkem, písemná, elektronická komunikace, záznamy telefonických hovorů, apod.).

Kamerové systémy

Jednotlivá pracoviště Zákaznického centra a ostatní prostory Nej.cz, příp. prostor vybavený technologií Nej.cz, mohou být z důvodu ochrany oprávněných zájmů Nej.cz opatřena kamerovým systémem. Všechny takové prostory jsou vždy označeny příslušným upozorněním.

II. Účely, právní důvody a doby zpracování osobních údajů

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy, oprávněného zájmu Nej.cz nebo na základě zákona BEZ SOUHLASU, pro jiné pouze na základě souhlasu.
Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností Nej.cz a ochranu oprávněných zájmů Nej.cz je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné služby poskytovat. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely není souhlas subjektu údajů nutný. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout, a to zejména v těchto případech:

Zpracovávání z důvodu plnění smlouvy:

zajišťování provozu a ochrany sítí elektronických komunikací
poskytování služeb elektronických komunikací, platebních transakcí, poskytování dalších služeb
vyúčtování za služby
výměna údajů mezi provozovateli sítí a poskytovateli služeb elektronických komunikací pro zajištění propojení a přístupu k síti, ke vzájemnému vyúčtování
nahrávání a monitorování hovorů se zákaznickou linkou
procesy spojené s identifikací zákazníka

Zpracovávání z důvodu plnění zákonných povinností:

plnění zákonných daňových povinností
účely stanovené zvláštními zákony pro potřeby trestního řízení a pro naplnění povinnosti součinnosti s Policií České republiky a dalšími státními orgány

Zpracovávání z důvodu oprávněných zájmů:

provozování kamerových a monitorovacích systémů v prostorách společnosti Nej.cz pro účely prevence vzniku škod
vyhodnocování chování zákazníka při využívání služeb a jeho platební morálky pro účely prevence vzniku pohledávek, které může mít vliv na rozhodování společnosti Nej.cz o podmínkách uzavírání dalších smluv se zákazníkem, přičemž rozhodování o uzavření či neuzavření další smlouvy neprobíhá automatizovaně
vymáhání pohledávek za zákazníkem a ostatní zákaznické spory
zajištění důkazů pro případ nutnosti obhajoby práv Nej.cz
evidence dlužníků
evidence zneužívání sítě a služeb elektronických komunikací

Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpracovány v rozsahu nezbytném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení, nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány.

Základní lhůty pro uchovávání osobních údajů:

základní osobní, identifikační, kontaktní údaje, údaje o službách/o zboží a údaje vzájemné komunikace zákazníka s Nej.cz – 3 roky ode dne ukončení smluvního vztahu s Nej.cz nebo úplném vypořádání dlužných závazků/ode dne uplynutí záruční doby na zboží;
osobní údaje poskytnuté potencionálním zákazníkem při jednání o uzavření smlouvy - 3 měsíce po ukončení jednání;
daňové doklady jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivovány po dobu 10 let od jejich vystavení;
zákaznické smlouvy - 10 let ode dne ukončení smlouvy (z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur);
osobní údaje nezbytné pro poskytnutí zvláštních slev ZTP nebo ZTP/P dle § 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích - 5 let od poskytnutí příslušné slevy, případně do doby, kdy již není možné právně napadnout výši státního příspěvku na tyto slevy, pokud je tato doba delší;
Kamerové záznamy, pokud jsou zpracovávány, pak maximálně po dobu 10 dnů ode dne pořízení kamerového záznamu.
provozní údaje služby (dle § 90 odst. 3 a 4 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích – dále jen „ZEK“) do konce doby, během níž může být vyúčtování ceny nebo poskytnutí služby elektronických komunikací právně napadeno reklamací. Pro tento účel Nej.cz zpracovává v souladu s § 64 odst. 8 až 10 a § 129 odst. 3 ZEK provozní údaje služby - 3 až 6 měsíců od jejího poskytnutí, není-li třeba doba delší. Dále je Nej.cz oprávněna zpracovávat provozní údaje služby do doby rozhodnutí sporu o námitce proti vyřízení reklamace nebo do doby, po kterou může být pohledávka právně vymáhána.
provozní a lokalizační údaje, které jsou vytvářeny nebo zpracovávány při zajišťování jejích veřejných komunikačních sítí a při poskytovávání jejích veřejně dostupných služeb elektronických komunikací ve smyslu ust. § 97 odst. 3 ZEK - 6 měsíců. Nej.cz má povinnost poskytnout tyto údaje bezodkladně na požádání: orgánům činným v trestním řízení, Policii České republiky, Bezpečnostní informační službě pro účely a při splnění podmínek stanovených zvláštním právním předpisem, Vojenskému zpravodajství pro účely a při splnění podmínek stanovených zvláštním právním předpisem a České národní bance pro účely a při splnění podmínek stanovených zvláštním právním předpisem.

SOUHLAS zákazníka

je vyžadován pro níže uvedené účely, kde je zároveň definován rozsah oprávnění Nej.cz k nakládání s uděleným souhlasem a oprávnění zákazníka souhlas odvolat.

Zpracovávání údajů pro obchodní účely

Udělením souhlasu pro obchodní účely je Nej.cz oprávněna zpracovávat veškeré osobní údaje zákazníka uvedené v kategorii I. tohoto dokumentu (s výjimkou podpisu a kopií identifikačních dokladů), primárně pro vytvoření vhodné nabídky produktů a služeb Nej.cz nebo třetích stran a v souvislosti s oslovením zákazníka, a to telefonicky, písemně (včetně přílohy k vyúčtování), prostřednictvím veškerých prostředků internetové reklamy a formou elektronické komunikace prostřednictvím kontaktních údajů.

Pro obchodní sdělení Nej.cz nebo třetích stran je užíván text „Obchodní sdělení“, nebo jiné vhodné označení, ze kterého je zřejmé, že uvedené sdělení je obchodním sdělením ve smyslu platných právních předpisů. Z obchodních sdělení zaslaných společností Nej.cz je vždy zřejmé, že jejich odesílatelem je právě Nej.cz.

Poskytnutí souhlasu k obchodním účelům je dobrovolné a zákazník jej může kdykoli odvolat. Tento souhlas zůstává v platnosti po dobu využívání produktů a služeb Nej.cz a následující 3 roky poté, nebo do doby, dokud jej zákazník neodvolá. Pokud subjekt údajů svůj souhlas odvolá, není tím dotčeno zpracování jeho osobních údajů ze strany Nej.cz v souladu s těmito Zásadami pro jiné účely a na základě jiných právních titulů.

Zákazník, který umožňuje využití služby uživatelům, potvrzuje v rámci udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely, že je oprávněn souhlas ohledně údajů vztahujících se k uživatelům služby odlišným od zákazníka udělit.

Zpracovávání údajů pro marketingové účely

Udělením souhlasu s marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu, zpracovává Nej.cz s jejich souhlasem po dobu uvedenou v souhlasu kontakty, které jí subjekt dá k dispozici pro účely marketingového oslovení s nabídkou služeb a produktů Nej.cz. Pokud je tento souhlas udělen prostřednictvím internetových stránek Nej.cz, jsou společně s těmito kontakty zpracovány i údaje z cookies, které jsou umístěny na internetových stránkách, na kterých byl tento souhlas udělen, a to jen v případě, že má subjekt cookies ve webovém prohlížeči povoleny.

Zpracovávání údajů z cookies

V případě, že má subjekt ve svém webovém prohlížeči povoleny cookies, je Nej.cz oprávněna zpracovávat o něm záznamy chování z cookies, umístěných na internetových stránkách provozovaných Nej.cz, a to pro účely zajištění lepšího provozu internetových stránek a pro účely internetové reklamy Nej.cz.

III. Sdílení osobních údajů s jinými správci

Nej.cz je podle § 20z a § 20za zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele pro účely ochrany práv a právem chráněných zájmů prodávajících a spotřebitelů oprávněna bez souhlasu předat identifikační údaje, údaje vypovídající o bonitě, platební morálce a důvěryhodnosti Subjektu údajů do registrů, které slouží k vzájemnému informování prodávajících o schopnosti a ochotě spotřebitelů plnit své závazky. Toto předání se vztahuje i na vztahy vzniklé v rámci podnikání nebo jiné samostatné výdělečné činnosti subjektu údajů.

Nej.cz se ke dni účinnosti tohoto dokumentu neúčastní Registru fyzických osob, ani Registru podnikajících fyzických osob (IČ) sdružení SOLUS („Registry") a údaje o dlužnících do něj nepředává.

IV. Kategorie příjemců osobních údajů

Nej.cz při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od Nej.cz, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů Nej.cz a nesmí je využít jinak. Jde zejména o vymáhání dlužných pohledávek, činnost znalců, advokátů, auditorů, správu IT systémů, internetovou reklamu nebo obchodní zastoupení. Každý takový subjekt pečlivě vybíráme a s každým uzavíráme smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny přísné povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů. Seznam zpracovatelů je neveřejný a zákazníkovi bude poskytnut na písemnou žádost v rozsahu subjektů, které jsou příjemcem osobních údajů zákazníka v souvislosti s jím uzavřenou smlouvou.

Zpracovateli jsou společnosti se sídlem na území České republiky.

Nej.cz v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou.

Způsob zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovávány ručně i automatizovaně. Nej.cz vede evidenci veškerých činností, a to jak ručních tak automatizovaných, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.

Telefonní seznam

Na základě souhlasu zákazníka mohou být jeho kontaktní údaje zveřejněny ve vlastní informační službě a v informační službě či v tištěném telefonním seznamu, aktualizovaném na základě smluvního vztahu s vydavatelem seznamů. Souhlas je možné udělit při uzavírání účastnické smlouvy či později na pracovištích Zákaznického centra (pobočkách) či prostřednictvím dalších k tomu určených kanálů. Opravu tištěného telefonního seznamu lze provést pouze při jeho nejbližší redakci. Je možné požádat, aby u kontaktních údajů v tištěném telefonním seznamu byl uveden zákaz kontaktování za účelem nabízení obchodu a služeb.

V. Informace o právech subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů platných od 25. 5. 2018

Dle nařízení bude mít subjekt údajů od 25. 5. 2018 v případě, že bude pro Nej.cz identifikovatelnou fyzickou osobou a prokáže svoji totožnost, následující práva.

Právo na přístup k osobním údajům

Dle čl. 15 GDPR má s účinností od 25.5.2018 subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje právo získat od Nej.cz:

potvrzení, zda zpracovává osobní údaje,
informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání údajů mimo EU,
v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii osobních údajů.

V případě opakované žádosti bude Nej.cz oprávněna za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.
Právo na potvrzení o zpracování osobních údajů a na informace lze uplatnit písemně na adresu sídla Nej.cz.
Právo na kopii osobních údajů lze uplatnit na pracovištích Zákaznického centra (pobočkách) za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.

Právo na opravu nepřesných údajů

Dle čl. 16 GDPR má subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm bude Nej.cz zpracovávat. Zákazník Nej.cz má rovněž povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň je povinen poskytnout součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které jsou o něm zpracovávány, nejsou přesné. Oprava bude provedena bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti. Žádost o opravu osobních údajů je možné uplatnit na pracovištích Zákaznického centra (pobočkách), za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.

Právo na výmaz

Dle čl. 17 GDPR má subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud Nej.cz neprokáže oprávněné důvody pro jejich zpracování. Nej.cz má nastaveny mechanismy pro zajištění automatické anonymizace či výmazu osobních údajů v případě, že již nejsou potřeba k účelu, pro nějž byly zpracovávány. Pokud se subjekt údajů domnívá, že k výmazu jeho osobních údajů nedošlo, může se obrátit písemně na adresu sídla Nej.cz o potvrzení skutečného stavu.

Právo na omezení zpracování

Dle čl. 18 GDPR má subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírána přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud subjekt údajů podá námitku proti jejich zpracování, a to písemně na adresu sídla Nej.cz.

Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování

Dle čl. 19 GDPR má subjekt údajů právo na oznámení ze strany Nej.cz v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů. Dojde-li k opravě nebo výmazu osobních údajů, bude jednotlivý příjemce informován, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Informace o těchto příjemcích bude poskytnuta pouze na základě žádosti subjektu údajů.

Právo na přenositelnost osobních údajů

Dle čl. 20 GDPR má subjekt údajů právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat Nej.cz o předání těchto údajů jinému správci.

Pokud v souvislosti se smlouvou o poskytování služeb nebo na základě souhlasu poskytne subjekt údajů osobní údaje a jejich zpracování se provádí automatizovaně, má právo získat takové údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Bude-li to technicky proveditelné, lze údaje předat také subjektem údajů určenému správci, bude-li řádně určena osoba jednající za příslušného správce a bude-li možné ji autorizovat.

V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze takové žádosti vyhovět. Žádost je možné uplatnit písemnou formou na všech pracovištích Zákaznického centra (pobočkách) po doložení oprávněnosti požadavku.

Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Dle čl. 21 GDPR má subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu Nej.cz.
Neprokáže-li Nej.cz existenci závažného oprávněného důvodu pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, pak Nej.cz zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu. Námitku je možné poslat písemně na adresu sídla Nej.cz.

Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Souhlas se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely je možné kdykoliv odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, a to primárně písemnou formou, nebo shodným způsobem, jakým byl souhlas udělen, tzn. buď telefonicky na zákaznické lince, na pracovištích Zákaznického centra (pobočkách), nebo elektronicky při použití kontaktní adresy zákazníka, uvedené ve smlouvě.

Souhlas s marketingovým oslovením udělený ke konkrétnímu elektronickému kontaktu je možné kdykoli odvolat osobně, písemným podáním na pracovištích Zákaznického centra (pobočkách), nebo na zákaznické lince.

Zpracování údajů z cookies je možné zamezit nastavením webového prohlížeče.

Automatizované individuální rozhodování včetně profilování

Subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro něj mělo právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotklo. Nej.cz neprovádí automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení s právními účinky pro subjekty údajů.

Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů

Subjekt údajů má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Od 25. 5. 2018 je možné kontaktovat pověřence pro ochranu osobních údajů ve smyslu nařízení na adrese sídla společnosti, nebo e-mailem: poverenec@nej.cz